2全流程优化——在平凡中创造奇迹的方法

2022年 11月 10日

如果你想通过掌握某种秘籍来提高自己的学习效率,想要一下子翻倍,甚至想翻 3 倍、5 倍,那我告诉你,这是不可能的,这叫作秘籍型思维。你点点头,心想自己确实太浮躁了,这样不好。那么,更加踏实、可行的方法是什么呢?

这种方法是流程思维。

流程思维,又可以称作全流程优化,它的定义是:

一件复杂的事情往往由多个流程、步骤组成,把每一个流程、步骤进行优化,做到(接近)最好,就叫作全流程优化。

有些人乍一看定义会觉得,这不就是做事情要尽力做到最好的老生常谈吗?全流程优化好像也没什么了不起的嘛。但你对它研究得越深就越会发现,全流程优化并不简单,它是一种能在平凡中创造奇迹的方法。

全流程优化的案例

中学数学课在讲授指数章节时,经常会以商业和金融的案例来说明复利的作用,此处我们也借助商业案例来说明一下全流程优化的特性。

假设一家公司由于利润微薄而刚刚换了最高管理者,那么新任管理者就要思考,如何才能提高公司利润呢?经过研究,他发现公司的业务模式并不复杂,大致如下:

销售部门首先通过各种方式获得商品订单,然后采购部门根据订单进行原料采购。原料送到生产部,进行机械加工,生产好的货物交给仓储运输部门进行防潮、防漏的包装,然后发货给客户。最后对客户进行售后服务,如果服务到位,那么客户就会进行复购和转介绍。

那么如何提高利润呢?你可能很容易想到,要招揽更多的市场销售人员,或者做一些精彩的活动策划打开市场。不过这样的想法可能并不能达到最佳的效果。优秀的管理人员,一定要从全流程优化的角度去思考。

新任管理者发现,公司的运营可以简单划分为五个环节。

第一个环节,销售拿订单;

第二个环节,采购原料;

第三个环节,机械加工;

第四个环节,仓储运输;

第五个环节,客户服务。

每个环节都能创造利润。但新任管理者发现,在每个环节当中,员工的工作做得并不到位。销售部门的人员由于懒得跑腿,有些本可以扩展的市场并没有去扩展,如果加强管理、要求员工进行市场扩展,那么可以提高 20% 的销量。采购部门由于懒得进行多个原材料厂家的比货、比价,导致并没有买到性价比最高的原材料,而原材料的质量会影响生产加工的出货率,如果加强管理,能够提高出品率、降低成本,并提高 20% 的利润。生产部门的员工疏于对机械进行保养维护,导致机械出现老化、缺油等问题,进而影响到货物的良品率,如果加强保养维护,也能够降低成本,提高 20% 利润。在仓储运输过程中,由于封装保护不到位也造成了货物的损耗,如果完善封装保护,也能提高 20% 的利润。最后,因为客户服务并不到位,导致客户转介绍不多、复购率不高,只要稍做努力提高客服质量,客户的转介绍和复购率也能提高,利润大概也能提高 20%。

如果在新任管理者的领导下,整个公司共同努力,把上述环节中的问题全部优化了,则公司的利润必然就会增长。

问题是,增长了多少呢?

全流程优化的复利效应

这是一道并不复杂的数学题。当我们清楚地列出算式后,答案是显而易见的:

(1+20%) 5 ≈2.5

即,利润大约会变为原来的 2.5 倍!

这个结果会让很多人感到震惊,因为如果你不去冷静地思考、计算,很容易得出错误的结论——应该是增长了 20% 吧?其实不是。在一个具有五个环节的流程中,每一个环节增长 20%,那么应该使用乘法进行累乘,而不是简单地得出 20%。

更有意思的地方来了。利润变为原来的 2.5 倍,那么成本呢?这里的成本指的并不是金钱,而是你所付出的努力程度。整个公司的人算作一个整体,他们额外付出了多少努力呢?

假设这个公司的员工并不是天才,都是资质平凡的普通人。他们要付出比一般人更多的努力才能达到提高利润的效果。比如,销售人员要多花 30% 的时间才能提高 20% 的销量;采购部门要多花 50% 的时间才能找到性价比更高的原材料,提高 20% 的利润;机械维护人员也要多花 40% 左右的时间才能提高货物的良品率,提高 20% 的利润……

假设每个环节平均要多付出 40% 的努力,最终才能提高 20% 的利润。即,每个环节用 1.4 倍的努力,得到 1.2 倍的效果。

那么总体上,他们要多付出多少努力才能达到大约 2.5 倍的利润呢?

按照一分耕耘一分收获的说法,要获得大约 2.5 倍的利润,那他们也得付出大约 2.5 倍的努力吧?又或者,按照 40% 乘以 5 计算,他们多付出了 2 倍的努力?可是我们冷静地思考、计算后发现,并不是这样的。整个公司付出的额外努力大约是 40%!

总体结果就成了,他们以 1.4 倍的努力,达成了 2.5 倍的利润——真是惊人的效率!

这个结果是不是和我们一开始的假设矛盾呢?明明是一群很平凡的人啊,要用 1.4 倍的努力才能做出 1.2 倍的效果。但是在全流程优化的模型下,这个 1.2 倍的平庸效果却逐渐变成了 2.5 倍的天才级效果!

这样矛盾的结果正体现了全流程优化的强大。

全流程优化在计算成本时适用的是加法,在计算成果时适用的是乘法。即,全流程优化的理念有巨大的复利效应。有复利效应才能创造奇迹。

对于越是复杂的、可以分为多个环节的事项,全流程优化的优势也就越明显。如果只有一个环节,那就是 1.4 倍的努力换来了 1.2 倍的效果;如果有两个环节,那就是 1.4 倍的努力换来了 1.44 倍的效果;如果有五个环节,那就是 1.4 倍的努力换来约 2.5 倍的效果;如果有十个环节,1.4 倍的努力就变成了超过 6 倍的效果。环节越来越多,相当于次方的系数不断变大,效果显然会越来越显著。

显然,中学生的学习也是一件很复杂、环节很多的事项。

中学生的全流程优化

看完了商业案例,让我们再回到中学的学习上来。如果商业中的全流程优化有巨大的效果,那么如何把这种方法应用到学习中呢?

让我们来看一看中学学习的流程。

在一个极简版本的学习流程里,中学学习可以划分为预习、听课、练习、复习四个环节,如图 5–1 所示。

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图 5–1 学习流程

如果我们想要学得更优秀,就要在这四个环节里提高效率。如商业案例一样,学习中的全流程优化有巨大的复利效应,而全流程优化告诉我们,只需要在每个环节里都提高一点效率——20% 左右,就够了。

提高 20% 的效率——这看起来是一个不怎么起眼的数据。假设你平时完成某一科的作业要用 30 分钟,而今天你只用了 24 分钟,你就提高了 20% 的效率。节省了 6 分钟,你会觉得自己的效率非常高吗?只有 6 分钟而已,你可能会觉得是不是昨天中途多上了一次厕所,或者今天的练习题更简单一点,你根本不会感觉到这是一种进步,因为这个数据实在是不太起眼了。但在一个阶段中,你只需要提高 20% 的效率就可以了,多个阶段同时提高 20% 的效率,最终你的效率会翻倍。

当目标变化了,我们中间所使用的方法也会随之变化。如果你抱着秘籍型思维,想要通过某种单一的方法强行将效率提高 100%,那么你就不能寻找和使用普通的方法。但如果你的目标只是提高 20% 的效率,那可就简单多了,有很多「普通的方法」能达到此效果。

效率直接翻倍会让你感到迷茫、焦虑、浮躁,无法安心学习,而在提高 20% 的效率这个平凡的目标下,你的情绪会更稳定,心态会更平和,进而更容易真实地达成目标。然后,全流程优化的复利威力,会把 20% 的效率提升通过复利叠加成效率翻倍的奇迹。

那么,能让你在每个环节的效率提高 20% 的「普通的方法」有哪些呢?

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